Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası

Türkiye Gençlik ve Eğitime Hizmet Vakfı ("TÜRGEV" veya "Vakıf") 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“Kanun”) öngördüğü ilkeler kapsamında, kişisel verilerin işlenmesi, silinmesi, yok edilmesi, anonim hale getirilmesi, aktarılması, ilgili kişinin aydınlatılması ve veri güvenliğinin sağlanmasıyla ilgili Kanun’dan kaynaklı yükümlülüklerini yerine getirmektedir.  

Kanun’a uygun bir şekilde düzenlenmiş olan işbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası kişisel verisi işlenen gerçek kişilerin (“veri sahibi”) erişimine sunulmaktadır. 

1. Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikasının Kapsam ve Amacı 

İşbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası, TÜRGEV’in; 

  • Kişisel verilerin toplandığı yöntemler ve hukuki sebepleri, 

  • Hangi kişi gruplarının kişisel verilerinin işlendiğini (Veri Sahibi Kategorizasyonu), 

  • Veri sahiplerinin hangi kategoride kişisel verilerinin işlendiği (Veri Kategorileri) ve örnek veri türleri, 

  • İlgili kişisel verilerin hangi amaçlarla kullanıldığı, 

  • Kişisel verilerin güvenliğini sağlamak amacıyla alınan teknik ve idari tedbirleri, 

  • Kişisel verilerin kimlere hangi amaçlarla aktarılabileceği, 

  • Kişisel verilerin saklanma süreleri, 

  • Veri sahiplerinin kendi kişisel verileri üzerindeki haklarının neler olduğunu ve bu hakları nasıl kullanabileceklerini 

ayrıntılı olarak belirtmektedir.  

a. Kişisel Verileri Toplama Yöntemleri ve Hukuki Sebepleri 

TÜRGEV, kişisel verileri basılı formlar, elektronik ortamdaki formlar, Web Siteleri, sosyal medya hesapları, e-posta, posta, CCTV, çerezler, fax, idari ve adli makamlardan gelen tebligatlar ve sair iletişim kanalları aracılığıyla işitsel, elektronik veya yazılı olarak, Kanun’da belirtilen kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak ve işbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nda belirtilen hukuki sebepler doğrultusunda toplamaktadır. 

b. Veri Sahibi Kategorizasyonu 

TÜRGEV, kişisel verilerini işlediği veri sahiplerini aşağıdaki şekilde gruplamakta olup, bu kişi gruplarının işbu politikada belirtilen süreç ve hukuki nedenler ışığında genişlemesi söz konusu olabilecektir.  

  1. Bursiyer, 

  1. Bursiyer Adayı 

  1. Yurt Öğrencisi, 

  1. Yurt Öğrencisi Adayı, 

  1. Çalışan, 

  1. Çalışan Adayı 

  1. Bağışçı, 

  1. Ziyaretçi 

  1. Çevrimiçi Ziyaretçi, 

  1. Eğitimci/İş Çözüm Ortağı/Tedarikçi 

c. Veri Kategorileri ve Örnek Veri Türleri 

No 

Veri Sahibi 

Veri Kategorisi 

Veri Türleri 

1. 

Bursiyer ve Adayı 

Kimlik Bilgisi 

Ad-Soyad, Cinsiyet, TC Kimlik Numarası, TC Kimlik Bilgileri (Cüzdan seri no, aile sıra no vb.), Doğum Tarihi, Doğum Yeri, Medeni Hali, Pasaport Bilgileri (Yabancı Uyruklular için), İmza 

İletişim Bilgisi  

Adres (ev/iş), E-posta, Telefon / Cep Telefonu 

Finansal Bilgi  

Banka Hesap Bilgileri, Ödeme Bilgileri (Sadece Bursiyerlerden temin edilmektedir.) 

Görsel ve İşitsel Bilgi 

Fotoğraf 

Özel Nitelikli Kişisel Veri 

Sabıka Kaydı, Sağlık Raporu 

Aile Bireyleri ve Yakın Bilgileri 

Ad-Soyad, İkametgâh, Yakınlık Derecesi, Meslek, Okul, Doğum Tarihi, Cep Telefonu, SGK belgeleri, Mali Durum Bilgileri 

Diğer 

Öğrenci belgesi, okul kayıtları, CCTV,  Öğrenci Başvuru Ve Kayıt Kılavuzu’nda belirtilen diğer bilgiler, 

 

2.  

Yurt Öğrencisi ve Adayı 

Kimlik Bilgisi 

Ad-Soyad, Cinsiyet, TC Kimlik Numarası, TC Kimlik Bilgileri (Cüzdan seri no, aile sıra no vb.), Doğum Tarihi, Doğum Yeri, Medeni Hali,  Pasaport Bilgileri (Yabancı Uyruklular için), İmza 

İletişim Bilgisi  

Adres (ev/iş), E-posta, Telefon / Cep Telefonu 

Görsel ve İşitsel Bilgi 

Fotoğraf 

 

Özel Nitelikli Kişisel Veri 

Sabıka Kaydı, Sağlık Raporu 

Aile Bireyleri ve Yakın Bilgileri 

Ad-Soyad, İkametgâh, Yakınlık Derecesi, Meslek, Okul, Doğum Tarihi, Cep Telefonu, SGK belgeleri, Mali Durum Bilgileri 

Diğer 

Öğrenci belgesi, okul kayıtları, CCTV,  Öğrenci Başvuru Ve Kayıt Kılavuzu’nda belirtilen diğer bilgiler, 

 

3.  

Bağışçı 

Kimlik Bilgisi 

Ad-Soyad, Cinsiyet, TC Kimlik Numarası, İmza 

İletişim Bilgisi 

Adres bilgisi 

Finans Bilgisi 

Bağış Miktarı, makbuz bilgileri, kredi kart bilgisi, 

4.   

Ziyaretçi 

Kimlik Bilgisi 

Ad-Soyad, TC Kimlik Numarası, Pasaport Numarası(  Yabancı Uyruklular için) 

İletişim Bilgisi  

E-posta, Telefon / Cep Telefonu 

Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi 

IP adresi ve Log Kayıtları 

Diğer 

Araç Plakası, CCTV 

4.  

Çevrimiçi Ziyaretçi 

İşlem Güvenliği Bilgisi 

Şifre, Üye Numarası, Cep Telefonu 

Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi 

IP Adresi ve Log Kayıtları  

5. 

 

 

İş Çözüm Ortağı / Tedarikçi 

Kimlik Bilgisi 

Ad-Soyad, Cinsiyet, TC Kimlik Numarası, TC Kimlik Bilgileri (Cüzdan seri no, aile sıra no vb.), Doğum Tarihi, Doğum Yeri, Medeni Hali, Meslek Kimlikleri  

İletişim Bilgisi 

Adres, E-posta, Telefon / Cep Telefonu 

Finansal Bilgi 

Banka Hesap Bilgileri, Finansal Hareket Bilgileri, IBAN Numarası, Ödeme Bilgileri, Teminat Mektubu Nüshaları/Fotokopileri 

CV ve Meslek Bilgisi 

Öğrenim Durumu, Askerlik Durumu, Sektör Bilgisi , Bağlı Olduğu Organizasyon, İşe Başlama/Bitiş Tarihi, Unvan, Sigorta Bilgileri 

Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi 

İmza Sirküleri, Faaliyet Bilgisi, Vekaletname 

Özel Nitelikli Kişisel Veri 

Sabıka Kaydı, İmza, Sağlık Bilgisi 

Diğer 

Araç Plakası, CCTV, Fotoğraf 

 

d. Kişisel Verilerin Hangi Amaçlarla Kullanıldığı 

Kişisel veriler, TÜRGEV tarafından aşağıdaki amaçlar ile kullanılmaktadır; 

  • Vakıf tarafından yürütülen faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için ilgili iş birimleri tarafından gerekli çalışmaların yapılması ve buna bağlı iş süreçlerinin yürütülmesi  

  • Vakıf Faaliyetlerinin Etkinlik/Verimlilik ve/veya Yerindelik Analizlerinin Gerçekleştirilmesi Faaliyetlerinin Planlanması ve/veya İcrası 

  • İş Sürekliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Planlanması ve/veya İcrası  

  • Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Planlanması, Denetimi ve İcrası 

  • Vakıf Finans ve Muhasebe İşlerinin Takibi 

  • Vakıf Operasyon Süreçlerinin Planlanması ve İcrası 

  • Vakıf Dışı ve İçi Eğitim Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası 

  • İş Ortakları ve/veya Tedarikçilerle Olan İlişkilerin Yönetimi 

  • Talep ve/veya Şikayetlerin Takibi 

  • Vakıf Hukuk İşlerinin Takibi ve Hukuki Sorumlulukların Yerine Getirilmesi  

  • Vakıf Faaliyetlerinin Vakıf Prosedürleri ve/veya İlgili Mevzuata Uygun Olarak Yürütülmesinin Temini İçin Gerekli Operasyonel Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası 

  • Yetkili Kuruluşlara Mevzuattan Kaynaklı Bilgi Verilmesi 

  • Vakıf Denetim Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası 

  • Vakıf Yerleşkeleri ve/veya Tesislerinin Güvenliğinin Temini  

  • Vakıf Operasyonlarının Güvenliğinin Temini  

  • Vakıf Yerleşkelerinin ve Taşınırlarının Temini 

  • Vakıf Demirbaşlarının ve/veya Kaynaklarının Güvenliğinin Temini 

  • Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması 

 

e. Kişisel Verilerin Güvenliğini Sağlamak Amacıyla Alınan Teknik ve İdari Tedbirler 

TÜRGEV, kişisel verilerinizin gizliliği, bütünlüğü ve güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik ve idari her türlü tedbiri almayı ve gerekli özeni göstermeyi taahhüt etmektedir. Bu kapsamda, kişisel verilerin hatalı kullanımını, hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere yetkisiz erişimi, verilerin ifşa edilmesini, değiştirilmesini veya imha edilmesini engellemek için gerekli önlemleri alır.  

TÜRGEV, işlediği kişisel verilere hukuka aykırı erişimin engellenmesi, bu verilerin hukuka aykırı işlenmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin muhafazasının sağlanmasına ilişkin olarak aşağıdaki teknik ve idari tedbirleri almaktadır: 

Anti-Virüs 

Firewall 

Erişim yetkilendirme, 

Erişim şifre yönetimi v.s. 

TÜRGEV’in bilgi teknolojileri altyapısında bulunan tüm PC ve Sunucularda periyodik olarak güncellenen anti-virüs uygulaması yüklüdür. 

Firewall 

TÜRGEV sunucularını barındıran Data Center ve Felaket Kurtarma Merkezleri periyodik olarak güncellenen yazılım yüklü firewalllarca korunmakta olup, ilgili yeni nesil firewalllar tüm personellerin internet bağlantılarını kontrol etmekte ve bu kontrol sırasında virüs ve benzeri tehditlere karşı koruma sağlamaktadır. 

Kullanıcı Tanımlamaları ve Need to Know 

TÜRGEV ve çalışanlarının Vakıf sistemlerine olan yetkileri sadece iş tanımları ile gerekli olduğu ölçüde sınırlandırılmış olup, herhangi bir yetki ve görev değişikliği söz konusu olması durumunda sistemsel yetkileri de ivedi olarak güncellenmektedir.  

Bilgi güvenliği Tehdit ve Olay Yönetimi 

TÜRGEV sunucularında ve Firewallarında oluşan olaylar “Bilgi Güvenliği Tehdit ve Olay Yönetimi” sistemine aktarılmaktadır. Bu sistem güvenlik tehdidi oluştuğunda sorumlu personelleri uyarmakta ve ivedi bir şekilde tehdide cevap verilmesi imkanı sağlamaktadır.  

Sızma Testi 

Periyodik olarak TÜRGEV sistemindeki sunuculara ve bilgisayarlarına testi manuel olarak tedarikçi bir firma tarafından yapılmaktadır. Bu test sonucunda oluşan güvenlik açıkları kapatılarak, ilgili güvenlik açıklarının kapatıldığına dair doğrulama testi yapılmaktadır. Ayrıca Bilgi Güvenliği Tehdit ve Olay Yönetimi sistemi tarafından da otomatik olarak sızma testi yapılmaktadır.   

Eğitim Portalı 

TÜRGEV çalışanlarının çeşitli bilgi güvenliği ihlallerine karşı farkındalıklarını artırmak ve bilgi ihlali olaylarında insan faktörünün etkisini en aza indirmek için Eğitim Portalı aktif olarak kullanılmaktadır. Tüm çalışanlar Siber Güvenlik ve Bilgi Güvenliği eğitimini online olarak almışlardır.  

Diğer 

Kişisel verilerin alındığı web sitesindeki tüm alanlar SSL ile korur. 

Kağıt ortamdaki kişisel verilerin mutlaka kilitli dolaplarda muhafaza edilmesini ve sadece yetkili kişiler tarafından erişilmesini sağlar. 

Hizmet alınan üçüncü taraflara ait çerezler aracılığıyla işlenen kişisel veriler, üyelik sona erdiği takdirde üçüncü taraflara ait sistemlerden silinmektedir. 

Diğer Tedbirler:

Mail Gateway

Sunucu odası şifreleme sistemleri

Fiziksel güvenlik

Özel Güvenlik

Kamera izleme sistemleri

Penetrasyon testleri

İki seviyeli yetki kontrol

SHA 256 bit şifreleme

GEO IP Kısıtlamaları

E-posta şifreleme yöntemleri

TÜRGEV’in gerekli bilgi güvenliği önlemlerini almasına karşın, TÜRGEV tarafından işletilen platformlara veya TÜRGEV sistemine yapılan saldırılar sonucunda kişisel verilerin zarar görmesi veya yetkisiz üçüncü kişilerin eline geçmesi durumunda, TÜRGEV bu durumu derhal sizlere ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na bildirir ve gerekli önlemleri alır. 

f. Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği 

TÜRGEV kişisel verileri yalnızca işbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nda belirtilen amaçlar doğrultusunda ve Kanun’un 8. ve 9. Maddelerine uygun olarak üçüncü kişilere aktarmaktadır.  

Bu kapsamda gerçekleştirilen kişisel veri aktarımları, ilgili üçüncü tarafın sunduğu güvenli ortam ve kanallar aracılığıyla gerçekleşmektedir. Üçüncü taraflardan alınan hizmetin içeriği ve kapsamına bağlı olarak; veri sahibi kişisel verilerinin aktarımına gerek olmayan tüm hallerde Pseudonymous data (takma adlı veri) kullanılarak aktarım yapılmaktadır. 

Yukarıda belirttiğimiz aktarıma konu kişisel veriler, güvenliklerini sağlayacak teknik tedbirlerin yanı sıra; hukuki ilişkinin karşı tarafının veri sorumlusu veya veri işleyen olması dikkate alınarak sözleşmelerimizde yer verilen Kanun uyumlu hükümler sayesinde hukuksal olarak da korunmaktadır. 

 

No 

Veri Sahibi 

Kişisel Veriler Kiminle ve Hangi Amaçla Paylaşılıyor? 

1. 

Bursiyer 

Burs ödeme ve takibinin sağlanması için banka ile paylaşılmaktadır. 

2. 

Yurt Öğrencisi 

  İlgili mevzuat gereğince resmi kurumlarla ve faaliyetler için hizmet alınan firmalar (acente, eğitim, eğitimci gibi) zorunlu olan bilgiler paylaşılmaktadır

 

h. Kişisel Verilerin Saklanma Süreleri 

TÜRGEV işlediği kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amacının gerektirdiği süreler boyunca Kanun ile uyumlu olarak muhafaza eder. Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası Politikası’nda [*link yerleştiriniz*] bu süreler yaklaşık olarak aşağıdaki gibidir: 

 

Veri Tipi 

Saklama Süresi 

Hukuki Dayanağı 

Bursiyerlere İlişkin Kişisel Veriler 

Hukuki ilişki + 10 yıl

İlgili mevzuat ve sözleşmenin kurulması ve ifası

Bursiyer Adaylarına İlişkin Kişisel Veriler 

Hukuki ilişki + 5 yıl

İlgili mevzuat ve sözleşmenin kurulması ve ifası

Yurt Öğrencilerine İlişkin Kişisel Veriler 

Hukuki ilişki + 10 yıl

İlgili mevzuat ve sözleşmenin kurulması ve ifası

Yurt Aday Öğrencilerine İlişkin Kişisel Veriler 

Başvuru tarihi + 5 yıl

İlgili mevzuat ve sözleşmenin kurulması ve ifası

İş Çözüm Ortağı / Tedarikçilere İlişkin Kişisel Veriler  

Hukuki ilişki + 10 yıl        

6102 Sayılı Kanun, 6098 Sayılı Kanun ve 213 Sayılı Kanun 

Bağışçılara İlişkin Kişisel Veriler 

Hukuki ilişki + 10 yıl 

İlgili mevzuat ve sözleşmenin kurulması ve ifası

Ziyaretçilere İlişkin Kişisel Veriler (Kamera Kayıtları) 

3 ay 

Güvenliğin Sağlanması 

Çevrimiçi Ziyaretçilere İlişkin Kişisel Veriler 

2 yıl 

5651 Sayılı Kanun 

Muhasebe ve Finansal İşlemlere İlişkin Tüm Kayıtlar 

10 yıl 

6098 Sayılı Kanun ve İlgili Mevzuat 

 

j. İlgili Kişinin Kişisel Verileri Üzerindeki Haklarının Neler Olduğunu ve Bu Hakları Nasıl Kullanabilecekleri 

İlgili Kişinin Kanun Madde 11 uyarınca sahip olduğu haklar aşağıda belirtilmiştir: 

(1) Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme, 

(2) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, 

(3) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, 

(4) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, 

(5) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme, 

(6) KVK Kanunu 7. maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme, 

(7) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, 

(8) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme, 

(9) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme. 

Kişisel verileriniz üzerindeki haklarınızı kullanmak amacıyla; TÜRGEV Web Sitesi’nden erişebileceğiniz “ KVKK Başvuru Formu”, ve TÜRGEV resmi e-mail adresi bilgi@turgev.org ve resmi telefon hattı olan 0 212 532 1996 numarası üzerinden gerekli değişiklik, güncelleme ve/veya silme gibi işlemleri ve ilgili talepleri gerçekleştirebilirsiniz.  

2. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonimleştirilmesi Şartları 

TÜRGEV, Vakıf faaliyetleri ve süreçleri kapsamında fiziki, elektronik, Web Sitesi, E-mail gibi kanallardan toplayarak işlediği kişisel verileri, Kanun Madde 7, 17 ve Türk Ceza Kanunu Madde 138 uyarınca ilgili kanunların öngördüğü süreler ve/veya işleme amacının gerekli kıldığı süreler boyunca saklamaktadır. Bu sürelerin sona ermesi durumunda ise Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik hükümleri ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Rehberi uyarınca silecek, yok edecek veya anonim hale getirecektir. 

TÜRGEV tarafından kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini ifade etmektedir.  

TÜRGEV tarafından kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini ifade etmektedir. 

TÜRGEV tarafından kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini ifade etmektedir. 

TÜRGEV, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca hazırladığı Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası Politikası kapsamında silme, yok etme ve anonim hale getirmeye ilişkin yöntemleri ve aldığı teknik ve idari tedbirleri ayrıntılı olarak açıklamaktadır. Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası Politikası’na [*link yerleştiriniz*] linki üzerinden erişebilirsiniz. Bu Politika’da ayrıca Yönetmeliğin öngördüğü periyodik imhanın gerçekleştirileceği zaman aralığı 6 ay olarak belirlenmiştir. 

3. Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nda Yapılacak Değişiklikler 

TÜRGEV, işbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nda her zaman değişiklik yapabilir. Bu değişiklikler, değiştirilmiş yeni Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nın yayınlanmasıyla birlikte derhal geçerlilik kazanır. İşbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’ndaki değişikliklerden haberdar olmanız için, sizlere gerekli bilgilendirme yapılacaktır. 

SİZE NASIL YARDIMCI OLABİLİRİZ?