Türkiye Gençlik ve Eğitime Hizmet Vakfı ("TÜRGEV" veya "Vakıf") 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“Kanun”) öngördüğü ilkeler kapsamında, kişisel verilerin işlenmesi, silinmesi, yok edilmesi, anonim hale getirilmesi, aktarılması, ilgili kişinin aydınlatılması ve veri güvenliğinin sağlanmasıyla ilgili Kanun’dan kaynaklı yükümlülüklerini yerine getirmektedir.
Kanun’a uygun bir şekilde düzenlenmiş olan işbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası kişisel verisi işlenen gerçek kişilerin (“veri sahibi”) erişimine sunulmaktadır.
1. Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikasının Kapsam ve Amacı
İşbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası, TÜRGEV’in;
Kişisel verilerin toplandığı yöntemler ve hukuki sebepleri,
Hangi kişi gruplarının kişisel verilerinin işlendiğini (Veri Sahibi Kategorizasyonu),
Veri sahiplerinin hangi kategoride kişisel verilerinin işlendiği (Veri Kategorileri) ve örnek veri türleri,
İlgili kişisel verilerin hangi amaçlarla kullanıldığı,
Kişisel verilerin güvenliğini sağlamak amacıyla alınan teknik ve idari tedbirleri,
Kişisel verilerin kimlere hangi amaçlarla aktarılabileceği,
Kişisel verilerin saklanma süreleri,
Veri sahiplerinin kendi kişisel verileri üzerindeki haklarının neler olduğunu ve bu hakları nasıl kullanabileceklerini
ayrıntılı olarak belirtmektedir.
a. Kişisel Verileri Toplama Yöntemleri ve Hukuki Sebepleri
TÜRGEV, kişisel verileri basılı formlar, elektronik ortamdaki formlar, Web Siteleri, sosyal medya hesapları, e-posta, posta, CCTV, çerezler, fax, idari ve adli makamlardan gelen tebligatlar ve sair iletişim kanalları aracılığıyla işitsel, elektronik veya yazılı olarak, Kanun’da belirtilen kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak ve işbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nda belirtilen hukuki sebepler doğrultusunda toplamaktadır.
b. Veri Sahibi Kategorizasyonu
TÜRGEV, kişisel verilerini işlediği veri sahiplerini aşağıdaki şekilde gruplamakta olup, bu kişi gruplarının işbu politikada belirtilen süreç ve hukuki nedenler ışığında genişlemesi söz konusu olabilecektir.
Bursiyer,
Bursiyer Adayı
Yurt Öğrencisi,
Yurt Öğrencisi Adayı,
Çalışan,
Çalışan Adayı
Bağışçı,
Ziyaretçi
Çevrimiçi Ziyaretçi,
Eğitimci/İş Çözüm Ortağı/Tedarikçi
c. Veri Kategorileri ve Örnek Veri Türleri
|
No |
Veri Sahibi |
Veri Kategorisi |
Veri Türleri |
|
1. |
Bursiyer ve Adayı |
Kimlik Bilgisi |
Ad-Soyad, Cinsiyet, TC Kimlik Numarası, TC Kimlik Bilgileri (Cüzdan seri no, aile sıra no vb.), Doğum Tarihi, Doğum Yeri, Medeni Hali, Pasaport Bilgileri (Yabancı Uyruklular için), İmza |
|
İletişim Bilgisi |
Adres (ev/iş), E-posta, Telefon / Cep Telefonu |
||
|
Finansal Bilgi |
Banka Hesap Bilgileri, Ödeme Bilgileri (Sadece Bursiyerlerden temin edilmektedir.) |
||
|
Görsel ve İşitsel Bilgi |
Fotoğraf |
||
|
Özel Nitelikli Kişisel Veri |
Sabıka Kaydı, Sağlık Raporu |
||
|
Aile Bireyleri ve Yakın Bilgileri |
Ad-Soyad, İkametgâh, Yakınlık Derecesi, Meslek, Okul, Doğum Tarihi, Cep Telefonu, SGK belgeleri, Mali Durum Bilgileri |
||
|
Diğer |
Öğrenci belgesi, okul kayıtları, CCTV, Öğrenci Başvuru Ve Kayıt Kılavuzu’nda belirtilen diğer bilgiler,
|
||
|
2. |
Yurt Öğrencisi ve Adayı |
Kimlik Bilgisi |
Ad-Soyad, Cinsiyet, TC Kimlik Numarası, TC Kimlik Bilgileri (Cüzdan seri no, aile sıra no vb.), Doğum Tarihi, Doğum Yeri, Medeni Hali, Pasaport Bilgileri (Yabancı Uyruklular için), İmza |
|
İletişim Bilgisi |
Adres (ev/iş), E-posta, Telefon / Cep Telefonu |
||
|
Görsel ve İşitsel Bilgi |
Fotoğraf
|
||
|
Özel Nitelikli Kişisel Veri |
Sabıka Kaydı, Sağlık Raporu |
||
|
Aile Bireyleri ve Yakın Bilgileri |
Ad-Soyad, İkametgâh, Yakınlık Derecesi, Meslek, Okul, Doğum Tarihi, Cep Telefonu, SGK belgeleri, Mali Durum Bilgileri |
||
|
Diğer |
Öğrenci belgesi, okul kayıtları, CCTV, Öğrenci Başvuru Ve Kayıt Kılavuzu’nda belirtilen diğer bilgiler,
|
||
|
3. |
Bağışçı |
Kimlik Bilgisi |
Ad-Soyad, Cinsiyet, TC Kimlik Numarası, İmza |
|
İletişim Bilgisi |
Adres bilgisi |
||
|
Finans Bilgisi |
Bağış Miktarı, makbuz bilgileri, kredi kart bilgisi, |
||
|
4. |
Ziyaretçi |
Kimlik Bilgisi |
Ad-Soyad, TC Kimlik Numarası, Pasaport Numarası( Yabancı Uyruklular için) |
|
İletişim Bilgisi |
E-posta, Telefon / Cep Telefonu |
||
|
Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi |
IP adresi ve Log Kayıtları |
||
|
Diğer |
Araç Plakası, CCTV |
||
|
4. |
Çevrimiçi Ziyaretçi |
İşlem Güvenliği Bilgisi |
Şifre, Üye Numarası, Cep Telefonu |
|
Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi |
IP Adresi ve Log Kayıtları |
||
|
5.
|
İş Çözüm Ortağı / Tedarikçi |
Kimlik Bilgisi |
Ad-Soyad, Cinsiyet, TC Kimlik Numarası, TC Kimlik Bilgileri (Cüzdan seri no, aile sıra no vb.), Doğum Tarihi, Doğum Yeri, Medeni Hali, Meslek Kimlikleri |
|
İletişim Bilgisi |
Adres, E-posta, Telefon / Cep Telefonu |
||
|
Finansal Bilgi |
Banka Hesap Bilgileri, Finansal Hareket Bilgileri, IBAN Numarası, Ödeme Bilgileri, Teminat Mektubu Nüshaları/Fotokopileri |
||
|
CV ve Meslek Bilgisi |
Öğrenim Durumu, Askerlik Durumu, Sektör Bilgisi , Bağlı Olduğu Organizasyon, İşe Başlama/Bitiş Tarihi, Unvan, Sigorta Bilgileri |
||
|
Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi |
İmza Sirküleri, Faaliyet Bilgisi, Vekaletname |
||
|
Özel Nitelikli Kişisel Veri |
Sabıka Kaydı, İmza, Sağlık Bilgisi |
||
|
Diğer |
Araç Plakası, CCTV, Fotoğraf |
d. Kişisel Verilerin Hangi Amaçlarla Kullanıldığı
Kişisel veriler, TÜRGEV tarafından aşağıdaki amaçlar ile kullanılmaktadır;
Vakıf tarafından yürütülen faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için ilgili iş birimleri tarafından gerekli çalışmaların yapılması ve buna bağlı iş süreçlerinin yürütülmesi
Vakıf Faaliyetlerinin Etkinlik/Verimlilik ve/veya Yerindelik Analizlerinin Gerçekleştirilmesi Faaliyetlerinin Planlanması ve/veya İcrası
İş Sürekliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Planlanması ve/veya İcrası
Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Planlanması, Denetimi ve İcrası
Vakıf Finans ve Muhasebe İşlerinin Takibi
Vakıf Operasyon Süreçlerinin Planlanması ve İcrası
Vakıf Dışı ve İçi Eğitim Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası
İş Ortakları ve/veya Tedarikçilerle Olan İlişkilerin Yönetimi
Talep ve/veya Şikayetlerin Takibi
Vakıf Hukuk İşlerinin Takibi ve Hukuki Sorumlulukların Yerine Getirilmesi
Vakıf Faaliyetlerinin Vakıf Prosedürleri ve/veya İlgili Mevzuata Uygun Olarak Yürütülmesinin Temini İçin Gerekli Operasyonel Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası
Yetkili Kuruluşlara Mevzuattan Kaynaklı Bilgi Verilmesi
Vakıf Denetim Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası
Vakıf Yerleşkeleri ve/veya Tesislerinin Güvenliğinin Temini
Vakıf Operasyonlarının Güvenliğinin Temini
Vakıf Yerleşkelerinin ve Taşınırlarının Temini
Vakıf Demirbaşlarının ve/veya Kaynaklarının Güvenliğinin Temini
Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması
e. Kişisel Verilerin Güvenliğini Sağlamak Amacıyla Alınan Teknik ve İdari Tedbirler
TÜRGEV, kişisel verilerinizin gizliliği, bütünlüğü ve güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik ve idari her türlü tedbiri almayı ve gerekli özeni göstermeyi taahhüt etmektedir. Bu kapsamda, kişisel verilerin hatalı kullanımını, hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere yetkisiz erişimi, verilerin ifşa edilmesini, değiştirilmesini veya imha edilmesini engellemek için gerekli önlemleri alır.
TÜRGEV, işlediği kişisel verilere hukuka aykırı erişimin engellenmesi, bu verilerin hukuka aykırı işlenmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin muhafazasının sağlanmasına ilişkin olarak aşağıdaki teknik ve idari tedbirleri almaktadır:
Anti-Virüs
Firewall
Erişim yetkilendirme,
Erişim şifre yönetimi v.s.
TÜRGEV’in bilgi teknolojileri altyapısında bulunan tüm PC ve Sunucularda periyodik olarak güncellenen anti-virüs uygulaması yüklüdür.
Firewall
TÜRGEV sunucularını barındıran Data Center ve Felaket Kurtarma Merkezleri periyodik olarak güncellenen yazılım yüklü firewalllarca korunmakta olup, ilgili yeni nesil firewalllar tüm personellerin internet bağlantılarını kontrol etmekte ve bu kontrol sırasında virüs ve benzeri tehditlere karşı koruma sağlamaktadır.
Kullanıcı Tanımlamaları ve Need to Know
TÜRGEV ve çalışanlarının Vakıf sistemlerine olan yetkileri sadece iş tanımları ile gerekli olduğu ölçüde sınırlandırılmış olup, herhangi bir yetki ve görev değişikliği söz konusu olması durumunda sistemsel yetkileri de ivedi olarak güncellenmektedir.
Bilgi güvenliği Tehdit ve Olay Yönetimi
TÜRGEV sunucularında ve Firewallarında oluşan olaylar “Bilgi Güvenliği Tehdit ve Olay Yönetimi” sistemine aktarılmaktadır. Bu sistem güvenlik tehdidi oluştuğunda sorumlu personelleri uyarmakta ve ivedi bir şekilde tehdide cevap verilmesi imkanı sağlamaktadır.
Sızma Testi
Periyodik olarak TÜRGEV sistemindeki sunuculara ve bilgisayarlarına testi manuel olarak tedarikçi bir firma tarafından yapılmaktadır. Bu test sonucunda oluşan güvenlik açıkları kapatılarak, ilgili güvenlik açıklarının kapatıldığına dair doğrulama testi yapılmaktadır. Ayrıca Bilgi Güvenliği Tehdit ve Olay Yönetimi sistemi tarafından da otomatik olarak sızma testi yapılmaktadır.
Eğitim Portalı
TÜRGEV çalışanlarının çeşitli bilgi güvenliği ihlallerine karşı farkındalıklarını artırmak ve bilgi ihlali olaylarında insan faktörünün etkisini en aza indirmek için Eğitim Portalı aktif olarak kullanılmaktadır. Tüm çalışanlar Siber Güvenlik ve Bilgi Güvenliği eğitimini online olarak almışlardır.
Diğer
Kişisel verilerin alındığı web sitesindeki tüm alanlar SSL ile korur.
Kağıt ortamdaki kişisel verilerin mutlaka kilitli dolaplarda muhafaza edilmesini ve sadece yetkili kişiler tarafından erişilmesini sağlar.
Hizmet alınan üçüncü taraflara ait çerezler aracılığıyla işlenen kişisel veriler, üyelik sona erdiği takdirde üçüncü taraflara ait sistemlerden silinmektedir.
Diğer Tedbirler:
Mail Gateway
Sunucu odası şifreleme sistemleri
Fiziksel güvenlik
Özel Güvenlik
Kamera izleme sistemleri
Penetrasyon testleri
İki seviyeli yetki kontrol
SHA 256 bit şifreleme
GEO IP Kısıtlamaları
E-posta şifreleme yöntemleri
TÜRGEV’in gerekli bilgi güvenliği önlemlerini almasına karşın, TÜRGEV tarafından işletilen platformlara veya TÜRGEV sistemine yapılan saldırılar sonucunda kişisel verilerin zarar görmesi veya yetkisiz üçüncü kişilerin eline geçmesi durumunda, TÜRGEV bu durumu derhal sizlere ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na bildirir ve gerekli önlemleri alır.
f. Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği
TÜRGEV kişisel verileri yalnızca işbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nda belirtilen amaçlar doğrultusunda ve Kanun’un 8. ve 9. Maddelerine uygun olarak üçüncü kişilere aktarmaktadır.
Bu kapsamda gerçekleştirilen kişisel veri aktarımları, ilgili üçüncü tarafın sunduğu güvenli ortam ve kanallar aracılığıyla gerçekleşmektedir. Üçüncü taraflardan alınan hizmetin içeriği ve kapsamına bağlı olarak; veri sahibi kişisel verilerinin aktarımına gerek olmayan tüm hallerde Pseudonymous data (takma adlı veri) kullanılarak aktarım yapılmaktadır.
Yukarıda belirttiğimiz aktarıma konu kişisel veriler, güvenliklerini sağlayacak teknik tedbirlerin yanı sıra; hukuki ilişkinin karşı tarafının veri sorumlusu veya veri işleyen olması dikkate alınarak sözleşmelerimizde yer verilen Kanun uyumlu hükümler sayesinde hukuksal olarak da korunmaktadır.
|
No |
Veri Sahibi |
Kişisel Veriler Kiminle ve Hangi Amaçla Paylaşılıyor? |
|
1. |
Bursiyer |
Burs ödeme ve takibinin sağlanması için banka ile paylaşılmaktadır. |
|
2. |
Yurt Öğrencisi |
İlgili mevzuat gereğince resmi kurumlarla ve faaliyetler için hizmet alınan firmalar (acente, eğitim, eğitimci gibi) zorunlu olan bilgiler paylaşılmaktadır |
h. Kişisel Verilerin Saklanma Süreleri
TÜRGEV işlediği kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amacının gerektirdiği süreler boyunca Kanun ile uyumlu olarak muhafaza eder. Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası Politikası’nda [*link yerleştiriniz*] bu süreler yaklaşık olarak aşağıdaki gibidir:
|
Veri Tipi |
Saklama Süresi |
Hukuki Dayanağı |
|
Bursiyerlere İlişkin Kişisel Veriler |
Hukuki ilişki + 10 yıl |
İlgili mevzuat ve sözleşmenin kurulması ve ifası |
|
Bursiyer Adaylarına İlişkin Kişisel Veriler |
Hukuki ilişki + 5 yıl |
İlgili mevzuat ve sözleşmenin kurulması ve ifası |
|
Yurt Öğrencilerine İlişkin Kişisel Veriler |
Hukuki ilişki + 10 yıl |
İlgili mevzuat ve sözleşmenin kurulması ve ifası |
|
Yurt Aday Öğrencilerine İlişkin Kişisel Veriler |
Başvuru tarihi + 5 yıl |
İlgili mevzuat ve sözleşmenin kurulması ve ifası |
|
İş Çözüm Ortağı / Tedarikçilere İlişkin Kişisel Veriler |
Hukuki ilişki + 10 yıl |
6102 Sayılı Kanun, 6098 Sayılı Kanun ve 213 Sayılı Kanun |
|
Bağışçılara İlişkin Kişisel Veriler |
Hukuki ilişki + 10 yıl |
İlgili mevzuat ve sözleşmenin kurulması ve ifası |
|
Ziyaretçilere İlişkin Kişisel Veriler (Kamera Kayıtları) |
3 ay |
Güvenliğin Sağlanması |
|
Çevrimiçi Ziyaretçilere İlişkin Kişisel Veriler |
2 yıl |
5651 Sayılı Kanun |
|
Muhasebe ve Finansal İşlemlere İlişkin Tüm Kayıtlar |
10 yıl |
6098 Sayılı Kanun ve İlgili Mevzuat |
j. İlgili Kişinin Kişisel Verileri Üzerindeki Haklarının Neler Olduğunu ve Bu Hakları Nasıl Kullanabilecekleri
İlgili Kişinin Kanun Madde 11 uyarınca sahip olduğu haklar aşağıda belirtilmiştir:
(1) Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
(2) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
(3) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
(4) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
(5) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
(6) KVK Kanunu 7. maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
(7) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
(8) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
(9) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Kişisel verileriniz üzerindeki haklarınızı kullanmak amacıyla; TÜRGEV Web Sitesi’nden erişebileceğiniz “ KVKK Başvuru Formu”, ve TÜRGEV resmi e-mail adresi [email protected] ve resmi telefon hattı olan 0 212 532 1996 numarası üzerinden gerekli değişiklik, güncelleme ve/veya silme gibi işlemleri ve ilgili talepleri gerçekleştirebilirsiniz.
2. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonimleştirilmesi Şartları
TÜRGEV, Vakıf faaliyetleri ve süreçleri kapsamında fiziki, elektronik, Web Sitesi, E-mail gibi kanallardan toplayarak işlediği kişisel verileri, Kanun Madde 7, 17 ve Türk Ceza Kanunu Madde 138 uyarınca ilgili kanunların öngördüğü süreler ve/veya işleme amacının gerekli kıldığı süreler boyunca saklamaktadır. Bu sürelerin sona ermesi durumunda ise Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik hükümleri ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Rehberi uyarınca silecek, yok edecek veya anonim hale getirecektir.
TÜRGEV tarafından kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini ifade etmektedir.
TÜRGEV tarafından kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini ifade etmektedir.
TÜRGEV tarafından kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini ifade etmektedir.
TÜRGEV, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca hazırladığı Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası Politikası kapsamında silme, yok etme ve anonim hale getirmeye ilişkin yöntemleri ve aldığı teknik ve idari tedbirleri ayrıntılı olarak açıklamaktadır. Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası Politikası’na [*link yerleştiriniz*] linki üzerinden erişebilirsiniz. Bu Politika’da ayrıca Yönetmeliğin öngördüğü periyodik imhanın gerçekleştirileceği zaman aralığı 6 ay olarak belirlenmiştir.
3. Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nda Yapılacak Değişiklikler
TÜRGEV, işbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nda her zaman değişiklik yapabilir. Bu değişiklikler, değiştirilmiş yeni Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nın yayınlanmasıyla birlikte derhal geçerlilik kazanır. İşbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’ndaki değişikliklerden haberdar olmanız için, sizlere gerekli bilgilendirme yapılacaktır.
